システムを作る前に、まず作業を数えます。数えずに作ると、時間の減らない仕組みに費用を払うことになるからです。在庫・勤怠・給与・請求など、どの作業に月何時間かかっているかを数え、今のExcel・スプレッドシートを自動化するか、専用のシステムを作るかを選びます。
作業時間とコストを減らすために、入力は1回、請求書や給与の計算はボタン1つで終わる形を目指して作り、社内で回せるようにお渡しします。
表計算の自動化=Excelやスプレッドシートに、計算や書類づくりを自動で行う仕掛けを入れること。
01
こんな状態ではありませんか
- 01在庫や勤怠を表計算で管理しているが、入力と確認に毎月まとまった時間がかかっている
- 02同じ数字を、表から請求書へ、請求書から会計ソフトへと何度も写している
- 03給与や請求の計算を、決まった担当者しかできない。その人が休むと止まる
- 04システムを入れたいが、既製のサービスで足りるのか、作るべきなのか判断がつかない
- 05システム開発会社に相談したいが、何をどう伝えればいいか分からない
考え方高い仕組みから選ばない。作業を数えてから選ぶ専用のシステムを作ることを前提にせず、まず、どの作業に、月に何時間、何人が使っているかを数えます。時間がかかっていない作業を仕組みにしても、作る費用は戻りません。数えた結果、今の表計算に自動化を足せば済むこともあれば、専用のシステムが要ることもあります。既製のサービスで足りると分かったときは、作らずにそうお伝えします。作るものを決める前に、作らないものを決めます。
02
何が変わるか
- 01作業時間とコストどの作業に月何時間かかっているかを先に数え、時間の長いものから仕組みにします。作る費用・毎月の費用と、減らしたい時間を並べてから決めます。
- 02毎回の手作業入力しておけば、書類づくりや計算がボタン1つで終わる形を目指して作ります。
- 03写し替え同じ数字を別の表や書類に写さずに済むよう、どこで1回だけ入力するかを仕様の段階で決めます。
- 04担当者への依存手順を仕組みと手順書に残し、決まった人でなくても回せる形でお渡しします。
- 05作ったあと社内で直してよい範囲と直し方を決めてお渡しし、小さな変更のたびに外へ頼まずに済む形を目指します。
03
実績
飲食業ポータルの、月額決済・自動の掲載切り替え・公開前審査の仕組み
店舗を探せるポータルサイトで、月額のカード決済と銀行振込、支払いが止まったら自動で無料掲載に戻す仕組み、店舗が自分で情報を入れるフォームと公開前の審査を構築。必要だと思われていた20項目を理由をつけて外し、ITに詳しくない担当者でも回せるよう編集できる範囲を絞って手順書を用意。公開後も毎月の保守を続けています(DP-GUILD)。
請求書の自動作成
入力しておけば、手作業で作っていた請求書がワンクリックで出来上がる形にし、実際の業務で使われました。
接客業の勤怠管理と給与計算
勤怠管理と給与計算を自動化。
畜産業の在庫管理
在庫の管理をスプレッドシートで仕組み化。要件の整理から保守まで担当。
観光向けの多言語サイトの、予約の空きと情報の自動反映
予約の空きをGoogleカレンダーから自動で取得し、観光スポットの情報はスプレッドシートから自動で反映。
自社の案件自動取得ツール
案件を自動で集めて判定する、社内で使うツールを作りました。
社名は出していません。
04
何をお渡しするか
すべて納品物としてお渡しします。作業を見せて終わり、にはしません。
作業の棚卸し表
ご依頼のあと、今の作業・頻度・時間・写し替えの有無を詳しく数えて一覧にしたもの。どれから仕組みにするかの順番つき。小さな自動化1つのときは、棚卸しと仕様を1枚にまとめます。
仕様書
表計算の自動化か専用システムかとその理由、何を作って何を作らないか、誰がどこまで使えるかを文章で合意したもの。
仕組み本体
表計算の自動化、または専用の業務システム。決済や会計ソフトなどとの連携を含む場合があります。
使い方の手順書
毎日の使い方と、社内で直してよい範囲・直し方。
05
含まないもの
できないことは先に書いておきます。あとで「聞いていない」が起きないように。
- 入力作業そのものの代行
- パソコン・ネットワーク機器の購入や設置
- 会計・税務・労務の判断(給与の計算方法など制度の判断は、税理士・社会保険労務士にご確認ください)
- サーバーや、使う外部サービスの月々の利用料
- 納品後の保守(=納品後の点検や、小さな修正・変更への対応を続けること)と機能の追加(ご希望に応じて別途お見積り)
06
進め方
- 1資料請求・ご相談自動にしたい作業を1つ、お知らせください。
- 2ヒアリングオンライン30分、または文章で。今の表・帳票の現物を見せていただきます。
- 3作るものとお見積り何を自動にして何をしないかと、お見積りを1枚の文章でお出しします。ここまでは無料です。
- 4制作と試し実際のデータで試していただき、合わない所を直します。
- 5納品使い方の手順書をつけてお渡しします。
- 1資料請求・ご相談困っている作業を、ひとことお知らせください。準備はいりません。
- 2ヒアリングオンライン30分、または文章で。今の作業の流れと、使っている表・帳票の現物を見せていただきます。
- 3作り方の方向とお見積りヒアリングで分かった範囲で、表計算の自動化か専用システムか、作らないものの見込みとお見積りを文章でお出しします。ここまでは無料です。
- 4棚卸しと仕様の合意ご依頼のあと、作業を詳しく数え、何を作るか・誰がどこまで使えるかを文章で合意してから作り始めます。
- 5制作途中で触れる形でお見せし、確認しながら進めます。
- 6試しの運用実際のデータで使っていただき、合わない所を直します。
- 7納品手順書をお渡しして本番へ。保守が必要な場合は別途ご相談ください。
07
料金
内容をうかがってお見積りします。金額は、次のことで決まります。
01仕組みにする作業の数と範囲
請求書の作成だけか、在庫・勤怠・請求までつなげるか。
02作り方
今の表計算に自動化を足すか、専用のシステムを作るかで、作る量が大きく変わります。
03つなぐソフトの数
会計ソフト・レジ・決済・カレンダーなど、データをやり取りする相手の数と方法。
04使う人数と権限
誰が、どこまで見られて、どこまで直せるか。
05今のデータの移し替え
既存の表や紙のデータを、どれだけ新しい仕組みに移すか。
06例外の多さ
「この取引先だけ締め日が違う」など、決まった手順から外れる処理の数。
- 金額はヒアリングのあと、作り方ごとにお見積りします(税別。消費税は別途いただきます)。
- ご依頼の前にお出しするのは、作り方の方向とお見積りまでで、ここまでは無料です。作業の詳しい棚卸しと仕様書づくりは、ご依頼後の作業に含みます。
- お支払いは、着手金50%・納品時50%です。
- サーバーや外部サービスの月々の利用料は別です。お見積りのときに目安をお伝えします。
- キャンセルの取り扱いは 利用規約 第6条をご確認ください。
08
よくある質問
請求書の自動化1つだけでも頼めますか
はい。作業を数えてみて、1つの自動化で済むならそれだけを作ります。その場合は、作るものとお見積りを1枚にまとめて進めます。
今使っているExcel・スプレッドシートは無駄になりますか
まず今の表を活かせるかを見ます。表計算に自動化を足すだけで済むこともあります。
どんな技術で作りますか
表計算の自動化はExcelやGoogleスプレッドシートの仕組みで、専用システムはWebで使える形で作ります。使う技術は、社内で直せるかを基準に選びます。
会計ソフトやレジとつなげられますか
つなげられるかは、相手のソフトがデータを受け渡しする口(API=ソフト同士をつなぐ窓口、またはCSV=表のデータを書き出したファイル)を持っているかで決まります。作り始める前に確かめます。
費用の目安だけ先に知りたいです
資料には、作り方ごとに最初と毎月のどこにお金がかかるかと、何で金額が決まるかを載せています。金額はヒアリングのあとにお出しします。ヒアリングとお見積りまでは無料です。
期間はどれくらいかかりますか
仕組みにする作業の数、つなぐソフトの数、試しの運用の長さで決まります。小さな自動化1つか、複数の作業をつなぐかで大きく変わるため、ヒアリングのあと、お見積りと一緒に予定をお出しします。
作ったあと、社内で直せますか
直してよい範囲を決め、その直し方を手順書に書いてお渡しします。
打ち合わせの時間がなかなか取れません
ヒアリングはオンライン30分か、文章でのやり取りで行えます。その後の確認も文章で進めます。
社員の個人情報や給与のデータを扱っても大丈夫ですか
誰がどこまで見られるかを仕様の段階で決めてから作ります。ヒアリングでお預かりする表は、個人情報を伏せたものでも構いません。試しの運用などで実際のデータを扱う場合は、扱う範囲・保管する場所・終わったあとの削除を、事前に文章で決めます。
作った仕組みは、誰のものになりますか
作った仕組み(表計算のファイル・ソースコード)と、サーバーの契約は、納品後はお客様のものです。契約が終わっても、お客様の手元に残ります。
納品後の不具合や変更はどうなりますか
納品したものが、合意した仕様どおりに動かない場合は、納品から30日間は無償で直します。案件の規模によっては、この期間を別途ご相談して決めます。機能の追加や変更、毎月の保守は別途お見積りです。
途中でやめることになったら、費用はどうなりますか
途中で解約される場合は、それまでに行った作業の分を、当社が算出した金額でお支払いいただきます。